公開日：2022年7月28日｜更新日： 2022年8月2日

書類

書類を倉庫に保管する際は、その機密性や物理的保管スペースの確保が問題となります。このページでは倉庫に書類を保管する際に注意したい事項や、実際の倉庫施工事例について紹介します。

書類倉庫の注意点をチェック

高いセキュリティレベルを保っての保存が必須

書類を倉庫に保管する理由として、監査や法令に基づいた長期の保存が該当します。内容によっては非常に高いレベルでの機密情報を伴う場合があるため、紛失や盗難を確実に防げる保管環境が必須です。

書類の保管には多くのリスクが伴う

書類の保管にあたっては、その材質の性質上、耐久性に乏しいデメリットがあります。長期保管による破れや印字擦れのリスク。書類の変色や湿気による変形リスク。有事や災害時の燃焼や紛失のリスクなど非常に多くの欠点が挙げられます。

後の検索がしやすい保管環境を整備する

書類によっては、数か月や数年単位で見返す必要があります。後先考えずに倉庫へ詰め込んでしまうと、いざという時の書類の捜索に多くの時間を費やしてしまいます。書類の保管については、後の参照機会がほとんどない場合には「文書保管箱」に収納し、ある程度、参照する見込みがある書類については「バインダーやファイル」への収納がおすすめです。また「廃棄期限」に合わせて収納することで、廃棄の際の分別の手間を省くことに繋がります。

可能な限り「電子化」に切り替える

ここ数年のリモートワークの普及に伴い、従来書類でやり取りするべきだった書類の電子化が進んでいる背景があります。書類を電子化することで、保管スペースの物理的節約につながったり、データの検索が容易になるなど多くのメリットがあります。電子化の際には合わせて「押印処理をどうするか」などといった、印鑑に関する取り決めも同時に検討する必要があります。

長期保管時の誤廃棄リスクにも注意する

長年経過したのち、廃棄してもよい期間に到達した書類がある場合は、誤廃棄のリスクに注意しましょう。長年に及ぶ過去の書類を処分する場合、処分を担当するスタッフと当時の書類担当のスタッフが異なる場合が多く、本来処分すべき書類と保管すべき書類の区別がつきにくいケースが考えられます。書類を保管する際には、必ず保管開始日と保管終了目安日を明記し、可能な限りその書類の概要がわかるよう、担当スタッフや部署名を明記しておくなどの対策を施しておきましょう。

倉庫でなく、保管庫を利用するのも手

書類保管におけるセキュリティや防災の観点から、耐火性を持ち合わせたセキュリティ保管庫を利用する方法もあります。倉庫業者を使うことで、無人の自前倉庫よりも厳重なセキュリティレベルを担保でき、なおかつ自社での保管スペースを確保する必要が無くなるメリットがあります。倉庫を新たに設置する手間やコストと比較して、書類の性質にあった保管方法を選択しましょう。